1. Firma electrónica u otro sistema de autenticación admitido
Todas las facturas electrónicas emitidas por medio de plataformas de facturación electrónica privadas deberán estar firmadas por el emisor con firma electrónica. Esta firma se tendrá que hacer a través de un certificado reconocido y creado mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, como por ejemplo el que tiene disponible el Gobierno a través de su portal de firma.
También se admitirán en sustitución de la firma electrónica otros elementos de autenticación como:
- Sistema de intercambio electrónico de datos (EDI). Se trata de una plataforma que se utiliza para transferir documentos electrónicos o datos entre las empresas directamente de un sistema a otro.
- Otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
2. Código único
Todas las facturas electrónicas deberán identificarse con un código único que necesariamente contendrá el número de identificación fiscal del emisor (NIF), seguido del número y serie de la factura y, por último, de la fecha de expedición de la factura.
3. Estado de la factura:
Las nuevas facturas electrónicas también deberán incluir un espacio para que se informe del estado (recibida, aceptada o pagada). En este campo, los destinatarios de las facturas electrónicas -es decir, los clientes- deberán incluir los siguientes elementos:
- Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha
- Pago efectivo completo de la factura y su fecha
Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados:
- Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha
- Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha,
- Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.
4. Identificativo de factura verificable (opcional)
Los autónomos que se acojan al futuro sistema opcional de remisión de facturas verificables a la Agencia Tributaria tendrán que informar de ello en la factura.
Cuando utilicen esta plataforma de intercambio directo con Hacienda deberán escribir en su factura ‘VERI*FACTU’, para que tanto los clientes como la Administración estén al corriente de que los datos han sido verificados por la Agencia Tributaria.
5. Lenguaje informático aceptado
Otro de los elementos imprescindibles para que la factura electrónica sea legal será el lenguaje informático en el que se crea. Según la Ley, los autónomos tendrán la obligación de emitir las facturas electrónicas o bien por el Sistema Público de la Agencia Tributaria o bien a través de una plataforma de facturación privada que esté homologada.
Para estar homologadas las plataformas deberán enviar las facturas en un modelo semántico admitido por la ley como puede ser:
- Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria
- Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015
- Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735
- Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.
6. PDF complementario a la facturas
Además y como medida transitoria, durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor de este real decreto, las empresas de más de ocho millones de euros de facturación que ya estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales deberán acompañar dichas facturas electrónicas de un documento en formato PDF.
Esto sirve para asegurar que los autónomos y pymes que todavía no están obligados a facturar electrónicamente puede acceder y leer este documento.
7. Otros elementos que ya eran obligatorios para las facturas normales
Además de los nuevos elementos, las facturas electrónicas deberán también incluir los demás elementos que ya son obligatorios para las facturas en papel.
El artículo 6 del Real Decreto-ley 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que se regula las obligaciones de facturación, recoge cuales son los elementos que deben contener todas las facturas para ser legales ante la Agencia Tributaria:
- Datos del autónomo (el que emite la factura): nombres y apellidos, domicilio y NIF o CIF. También puede añadirse un teléfono de contacto o un email.
- Número: número correlativo de la serie de la factura. Deben ir ordenados desde el uno (primera factura del ejercicio fiscal) en adelante durante todo ese ejercicio fiscal. Éste es un detalle muy importante y que suele causar problemas a muchos autónomos por error o por omisión. Deben vigilar la correlación exacta de todas su facturas. Un tema que suele vigilar mucho Hacienda
- Fecha: día de emisión de la factura. Es importante que sean correlativas con el número de la factura
- .Datos del remitente de la factura: nombre y apellidos, dirección y NIF o CIF de la persona que recibe la factura. Pueden añadirse otros datos en caso de que se considere necesario, como el teléfono o correo.
- Concepto: descripción de la factura. Debe especificarse el motivo -producto o servicio- por el que se emite esa factura en concreto.
- Base imponible: cuantía de la factura sin incluir los impuestos (IRPF e IVA).
- Retención de IRPF: retención para autónomos profesionales que varía en su cuantía dependiendo de la retención que tenga -un 7% durante los dos primeros años, y un 15% para los siguientes-.
- IVA: cantidad de Impuesto sobre el Valor Añadido que se debe cobrar en la factura. En la mayoría de facturas se emitirá a un 21%, salvo que el tipo de IVA del producto o servicio sea reducido (10%), superreducido (4%) o exento.
- Importe total: es el resultado sumar la base imponible más el IVA y restar el IRPF, en el caso de que se hayan incluido ambos elementos.
- Método de pago: medio por el que se va a recibir el cobro de la factura en cuestión.